Flächenbedarf pro Beschäftigte und Einzelzimmerquoten in den einzelnen Geschäftsbereichen des Bezirksamtes

Kleine Anfrage - KA-0898/IX

Das Bezirksamt wird um folgende Auskunft gebeten:

Kontext:

In der Sitzung des Ausschusses Finanzen, Personal, Immobilien und Verwaltungsmodernisierung am 02. Juli 2024, stellte das Bezirksamt Pläne hinsichtlich der Nachverdichtung von Räumen und der Etablierung eines neuen Arbeitskonzeptes zum „New Work“ im Kontext neuer landesseitiger Vorgaben zur Arbeitsplatzgestaltung vor. Unter anderem soll die durchschnittliche Flächennutzung pro Beschäftigten künftig bei nicht mehr als 15,04 Quadratmetern liegen. Im Zuge dessen wurden Vorgaben zur Absenkung der Einzelzimmerquoten dargelegt, wobei keine Aufschlüsselung der aktuellen Einzelzimmerquoten nach Geschäftsbereichen unter Berücksichtigung etwaiger besonderer Vertraulichkeitsvorgaben einzelner Ämter und Abteilungen vorlag. Auch wurden wesentliche Fragen zur Digitalisierung der Aktenbestände nicht abschließend geklärt. Ähnliches gilt für die Frage in welcher Höhe Investitionen notwendig wären, um die Einführung eines „desksharing“ bzw. „clean desk“ Systems oder auch die Ausweitung des mobilen Arbeitens zu ermöglichen, indes die Freiwilligkeit des mobilen Arbeitens erhalten bleiben muss.

Deshalb frage ich das Bezirksamt:

1. Wie hoch ist die durchschnittlich genutzte Gesamt-Flächensumme in qm pro Beschäftigte im Bezirksamt? (Gemeint sind Büroflächen sowie etwaig genutzte Sonderflächen, die im direkten Zusammenhang mit der Erbringung der Arbeitsleistungen stehen wie bspw. Archive oder Besprechungsräume.)
2. Wie hoch ist die durchschnittliche Flächensumme in qm pro Beschäftigte je Geschäftsbereich des Bezirksamtes? (Gemeint sind Büroflächen sowie etwaig genutzte Sonderflächen, die im direkten Zusammenhang mit der Erbringung der Arbeitsleistungen stehen wie bspw. Archive oder Besprechungsräume.) Bitte um Aufschlüsselung nach Geschäftsbereichen und Nennung der Immobilie.
3. Wie hoch ist die durchschnittliche Flächensumme der Büroflächen ohne etwaige Sonderflächen in qm pro Beschäftigte je Geschäftsbereich des Bezirksamtes? Bitte um Aufschlüsselung nach Geschäftsbereichen und Nennung der Immobilie.
4. Wie hoch ist die durchschnittlich genutzte Fläche in qm pro Beschäftigte je Standort bzw. Immobilie? Bitte um Nennung der genauen Quadratmeterzahl sowie Anzahl der Büroräume am Standort bzw. in der Immobilie sowie Anzahl der beschäftigten Personen (nicht Stellenvollzeitäquivalente, sondern tatsächlichen Personen).
5. Wie hoch ist der Anteil an Einzelbüroräumen je Geschäftsbereich des Bezirksamtes? Bitte um Nennung von absoluten und prozentualen Zahlen im Verhältnis zur Gesamtzahl von Büroräumen des jeweiligen Geschäftsbereiches sowie der Standorte bzw. Immobilien. Bitte auch um Nennung der durchschnittlichen Quadratmeterzahl der Einzelbüros je Geschäftsbereiche, der Gesamtanzahl der Büroräume am Standort bzw. in der Immobilie und der Anzahl der dort beschäftigten Personen (nicht Stellenvollzeitäquivalente, sondern tatsächlichen Personen).
6. Wie hoch ist der Anteil an gemeinschaftlich nutzbaren Arbeitsplätzen je Geschäftsbereich? Bitte um Nennung von absoluten und prozentualen Zahlen im Verhältnis zur Gesamtzahl von Büroräumen des jeweiligen Geschäftsbereiches sowie der Standorte bzw. Immobilien.
7. Welche Räume des Bezirksamtes in welchen Immobilien werden derzeit zur Nachverdichtung priorisiert und warum?
8. Welche Ämter und Abteilungen im Bezirksamt haben den meisten „Publikumsverkehr“ bzw. „Klientenkontakt“ oder „Kundenkontakt“?
9. Welcher Ämter und Abteilungen im Bezirksamt haben den meisten „Publikumsverkehr“ bzw. „Klientenkontakt“ oder „Kundenkontakt“, der besonderen Vertraulichkeits- oder Verschwiegenheitsvorgaben unterliegt?
10. Wie viel Prozent der Akten im Bezirksamt sind bereits digitalisiert?
11. Wie lange würde es nach Schätzung des Bezirksamtes dauern, alle Akten des Bezirksamtes so zu digitalisieren, dass ein flexibles und mobiles Arbeiten von jedem Standort und Arbeitsplatz innerhalb und außerhalb des Bezirksamtes möglich wäre?
12. In welcher Höhe müssten Investitionen erfolgen, um die Digitalisierung von Akten und Prozessen durch technische, räumliche und organisatorische Lösungen so auszugestalten, dass im Grunde von jedem Standort und Arbeitsplatz innerhalb und außerhalb des Bezirksamtes gearbeitet werden kann?
13. In welchen Ämtern und Abteilungen im Bezirksamtes bestehen die größten gesetzlichen, organisatorischen oder administrativen Hürden für eine Digitalisierung von Akten und warum?
14. Welche Ämter und Abteilungen im Bezirksamt sind mehrheitlich auf Nachweise anderer Behörden und Stellen angewiesen, die nicht oder nur teilweise in digitaler Form vorliegen?
15. Welche Ämter und Abteilungen des Bezirksamtes sollen bzgl. der Digitalisierung priorisiert werden und warum?
16. Wie viele Archive besitzt das Bezirksamt mit welchen Flächen in qm? Bitte um Aufschlüsselung nach Standort bzw. Immobilie und bitte um Nennung welcher Geschäftsbereich dort zu welchem Zweck Akten mit welchen Archivierungsfristen einlagert?
17. Welche Akten bzw. Dokumente müssen laut gesetzlichen Archivierungsvorschriften zwingend analog eingelagert werden? Bitte auch um Nennung der jeweiligen Archivierungsfrist.

Antwort des Bezirksamts