Maßnahmen zur Steuerung der Hilfen zur Erziehung

Vorbemerkung des Bezirksamts:

Die Interpretation, es handle sich bei den verschiedenen Materialien für die Ausschüsse um eigenständige Papiere mit unterschiedlichen Steuerungsideen ist aus Sicht des Bezirksamtes unzutreffend.

Die Steuerung im Bereich der Hilfen zur Erziehung erfolgt auf Grundlage eines Steuerungskonzeptes, dessen Inhalte in der Sitzung des KJHA am 11.08.2020 vorgestellt wurden. Die zugehörige Präsentation wird der Beantwortung dieser Kleinen Anfrage als Anlage beigefügt. Das System und die Kostenstruktur der Hilfen zur Erziehung ist äußerst komplex, mit vielfältigen Instrumenten und wechselseitigen Einflussfaktoren. Deshalb kann Steuerung in den Hilfen zur Erziehung nur funktionieren, wenn sie den vielfältigen Gesichtspunkten Rechnung trägt und auch flexible Reaktionen auf aktuelle Entwicklungen ermöglicht. Die Steuerung der Hilfen zur Erziehung muss als ganzheitliches und kontinuierliches Konzept verstanden werden. Ein wesentlicher Bestandteil ist deswegen die Überprüfung von Arbeitsabläufen und Kostenentwicklungen, aus deren Ergebnissen konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. Dabei handelt es sich nicht um eigenständige Steuerungsideen, sondern um die praktische Umsetzung des Steuerungskonzeptes.

Im Übrigen dienen die Materialien, die den Ausschüssen zur Verfügung gestellt werden, in der Regel der Beantwortung von konkreten Einzelfragestellungen, die von den verschiedenen Ausschussmitgliedern in unterschiedlichen Kontexten an das Bezirksamt herangetragen werden. Deshalb unterscheiden sie sich in ihrer inhaltlichen Ausgestaltung und Schwerpunktsetzung.

Zu 1.:

Seit der Bezirksfusion führt das Jugendamt Pankow Regionalbudgetgespräche mit den Regionen des Regionalen Sozialpädagogischen Dienstes (RSD) durch. Beteiligt sind hier aktuell die Leitungsebenen, das heißt die Jugendamtsleitung, die Hauptsachbearbeitung Haushalt, die Leitung des Fachcontrollings / Koordination Hilfen zur Erziehung, die Leitung der Wirtschaftliche Jugendhilfe, die jeweiligen Regional- und Gruppenleitungen der RSD-Regionen und die Projektleitung SoPart. Die Budgetgespräche sind dabei immer einheitlich aufgebaut. Der erste Tagesordnungspunkt ist die Nachbetrachtung der beim letzten Budgetgespräch festgelegten Maßnahmen. Darauf folgt eine allgemeine Darstellung der Regionen zu den einzelnen Produkten und den dort zu findenden Auffälligkeiten. Anschließend gehen die Regionen auf das jeweilige, am Jahresanfang gewählte Schwerpunktthema der Budgetgespräche (beispielsweise stationäre Hilfen) detailliert ein. Zum Schwerpunktthema bereitet das Fachcontrolling für die Regionen eine umfangreiche Auswertung vor. Die Budgetgespräche schließen mit dem Tagesordnungspunkt der Verabredungen von Maßnahmen, die sich aus den Darstellungen und dem Austausch dazu ergeben haben.

Es gibt in jedem Jahr drei Gespräche pro RSD-Region zu den Quartalen. Das erste und zweite Quartal werden dabei in einem Termin zusammen betrachtet, da die Daten allein zum ersten Quartal aufgrund von Nachbuchungen aus dem Vorjahr nicht aussagekräftig genug sind. Zum dritten und vierten Quartal gibt es jeweils ein eigenständiges Budgetgespräch.

Die Regionalbudgetgespräche für die Quartale von 2020 fanden und finden am 01.10.2020, 03.12.2020 und 29.04.2021 statt, jeweils als 90-minütiger Termin pro RSD-Region.

Für 2021 sind die Termine für den 21.10.2021 und den 02.12.2021 geplant. Der Termin für das vierte Quartal 2021 wird dann in der Terminplanung für 2022 berücksichtigt und im April 2022 stattfinden.

Zu 2.:

Die Aufteilung des RSD in vier Regionen hat arbeitsorganisatorische Gründe. Mit Blick auf die Steuerung der Hilfen zur Erziehung ist es sinnvoll, den RSD als Ganzes zu betrachten, um ein einheitliches Vorgehen zu gewährleisten. Deswegen werden die definierten Themen jeweils in allen vier Regionen besprochen. Erfahrungsgemäß sind von diesen Themen alle Regionen in ähnlicher Weise betroffen.

Bei den Regionalbudgetgesprächen im Oktober 2020 wurden folgende Themen besprochen und Festlegungen getroffen:

a. Kinder- und Jugendnotdienst

Im Rahmen des Kinderschutzes kommt es unregelmäßig vor, dass junge Menschen durch den Berliner Notdienst Kinderschutz (BNK) untergebracht werden. In diesen Fällen ist der RSD an der Auswahl der freien Träger sowie der dadurch entstehenden Kosten der Unterbringung nicht beteiligt. Diese Thematik muss im Rahmen der Kinderschutzfachrunde erörtert und besprochen werden. Eventuell sind bereits bestehende Absprachen mit dem BNK zu erneuern. Dies würde dann unter Einbezug der Kinderschutzkoordinatorin, des Fachcontrollings, der RSD-Region und der Jugendamtsleitung erfolgen.

Eine weitere Überprüfung mit Festlegung von weiteren Schritten soll erfolgen.

b. Fahrdienste

Fahrdienste verursachen erhebliche Zusatzkosten. Drei Überprüfungen sollen erfolgen:

1. Gespräche mit Trägern, ob diese den Transport selbst sicherstellen können, ohne dass erhebliche Zusatzkosten entstehen.
2. Abprüfen von anzufahrenden Einrichtungen (Schule, Kita), welche Fahrdienste be-stehen und ob diese weiteren Kinder übernehmen können, so dass weniger Fahrten anfallen.
3. Prüfung eines zentralen Sammelfahrdienstes. Berlin Shuttle zeigt sich grundsätzlich hierfür aufgeschlossen. Die Gespräche sollen erfolgen mit dem Ziel einer Kooperationsvereinbarung bzw. Aufbau einer zentralen Nutzung.

c. Gestaltung von Übergängen junger Volljähriger in andere Rechtskreise

Ein weiteres Thema im Budgetgespräch war die Fallzahlentwicklung im Bereich der jungen volljährigen Menschen. Durch die gute Begleitung der Fachkräfte des öffentlichen sowie der freien Träger gelingt es den jungen Menschen vermehrt in schulischen und / oder beruflichen Kontexten Erfolge zu erzielen. Leider ist eine Überleitung der jungen Menschen in andere Rechtskreise wie bspw. an das Sozialamt nicht immer komplikationslos möglich. Hierfür müssen die verbindlichen Absprachen der Vergangenheit auf die neue und veränderte Situation des Bezirkes angepasst werden.

Ziel ist die Klärung der weiteren Kooperation bei den Übergängen und die Erstellung eines verbesserten Verfahrens, z.B. mittels einer weiterführenden Vereinbarung.

d. Steuerungsmöglichkeiten in der Jugendberatung identifizieren

In den Jugendberatungen sollen die Fälle mit stationärer Unterbringung erneut überprüft werden zur Identifizierung von Steuerungsmöglichkeiten in andere Hilfen oder bei Volljährigkeit in andere Rechtskreise oder in die Selbständigkeit.

e. Schulbesuch bei Internatsunterbringung

Bei Fällen von Internatsunterbringung mit Schulbesuch bei den gleichen Trägern soll geprüft werden, wie das Verhältnis der anfallenden Kosten sich darstellt bzw., ob nicht doppelt Kosten entstehen.

f. Unterbringung in Pflegefamilien

Es soll geprüft werden, ob gerade jüngere Kinder mit einer eher unwahrscheinlichen Rückkehroption in die Herkunftsfamilie statt in stationäre Unterbringungsformen nach § 34 SGB VIII direkt in Pflegefamilien untergebracht werden können.

Bei den Regionalbudgetgesprächen im Dezember 2020 wurden folgende Themen besprochen und Festlegungen getroffen: Die stationären Hilfen wurden für die Gespräche als Schwerpunktthema festgelegt. Neben der Entwicklung der Stückkosten wurde auch die Entwicklung der Mengen betrachtet. Es ist in der Betrachtung des 3. Quartals sowie der vorangegangenen Aktenanalyse aufgefallen, dass eine Umsteuerung in laufenden Fällen nicht zeitnah erfolgen kann. Hierfür gibt es vielfältige Gründe. Um sinnvoll und nachhaltig steuern zu können, ist der Prozess der Falleingangsphase sowie der damit verbundenen Bedarfsklärung von enormer Wichtigkeit. Um die Mitarbeiter*innen im RSD hierbei noch besser unterstützen zu können, ist die Einrichtung eines Einrichtungsmanagements ein sinnvolles und notwendiges Mittel der Steuerung. Die Möglichkeit der Umsetzung wird aktuell geprüft. Ferner wird künftig vermehrt auf die Möglichkeit der Rückführung und damit verbundene unterstützende Angebote hingewiesen und diese Option intensiver im Rahmen der Fortschreibung der Hilfen in den Fokus gestellt. Hierfür ist es notwendig, auch die freien Träger in die Elternarbeit und die dort zu prüfende Möglichkeit der Rückführungsoptionen einzubeziehen sowie die Beteiligung der Familien in der Arbeit zu fördern.

Zu 3.:

In jedem Regionalbudgetgespräch gibt es, wie zu Frage 1 dargestellt, einen Tagesordnungspunkt Nachbetrachtung der verabredeten Maßnahmen. Diese verabredeten Maßnahmen werden dann erneut betrachtet und deren Umsetzung ausgewertet und bei Bedarf aktualisiert oder verändert.

Zu 1.-5. des Themenkomplexes:

Ein Zielgremium trifft sich zu unterschiedlichen Themenkomplexen bzw. Zielen immer dann, wenn dies für das jeweilige Thema erforderlich ist. Die Beteiligten werden dann je nach Zielsetzung und Bedarf des Themas festgelegt. Dies können dann Beteiligte (Mitarbeiter*innen und / oder Leitungskräfte) aus den unterschiedlichen RSD, Fachdiensten und Stab sein. Der in der Präsentation benannte Personenkreis ist bei jedem Treffen des Zielgremiums dabei.

Die Ziele in 2020 waren u.a. folgende:

a. Einzelvereinbarung

Hauptziel: Einzelvereinbarungen werden nur mit den entsprechenden Unterlagen vor Einleitung der Hilfe zu nachvollziehbaren Kostensätzen geschlossen.

Handlungsziel: Die Arbeitsanweisung zum Abschluss von Einzelvereinbarungen wird gemäß dem Hauptziel durch das Fachcontrolling überarbeitet, in die bestehenden Arbeitsanweisungen aufgenommen und den Sozialarbeitenden des RSD bekannt gemacht.

Die Einhaltung der Arbeitsanweisung wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf weiterentwickelt.

Diese Zielsetzung wurde umgesetzt bzw. wird fortführend umgesetzt.

b. Mitzeichnung

Hauptziel: Der Mitzeichnungsprozess wird zeitlich gestrafft, so dass die Mitzeichnung und Freigabe einer Kostenübernahme über alle Ebenen hinweg nicht länger als vier Wochen brauchen.

Handlungsziel: Der Mitzeichnungsprozess wird über drei Monate durch das Fachcontrolling ausgewertet und mögliche Steuerungsaspekte dieses Prozesses in einem Auswertungsbericht identifiziert. Die daraus resultierenden Maßnahmen werden umgesetzt und deren Wirksamkeit durch das Fachcontrolling nach einem halben Jahr erneut ausgewertet.

Diese Zielsetzung wurde umgesetzt bzw. wird fortführend umgesetzt.

c. Stationäre Hilfen

Hauptziel: Die Gründe für die starke Kostenentwicklung im stationären Bereich im Jahr 2019 sind bekannt und Steuerungsmaßnahmen dahingehend entwickelt.

Handlungsziel: Die stationären Hilfen werden sowohl quantitativ über eine Auswertung der SoPart-Daten als auch qualitativ über eine Aktenanalyse ausgewählter Fälle durch das Fachcontrolling analysiert. Aufgrund der Analyse werden auf die Ergebnisse ausgerichtete Steuerungsmaßnahmen entwickelt und der Jugendamtsleitung vorgeschlagen. Die Ergebnisse und die möglichen Steuerungsmaßnahmen werden durch die Jugendamtsleitung der Stadträtin zur Kenntnis gegeben und besprochen.

Diese Zielsetzung wurde umgesetzt.

d. § 35a SGB VIII

Hauptziel: Der Transferkostenanstieg im Bereich der Eingliederungshilfe des SGB VIII wird gedämpft. Dafür werden die Fallzahlen reduziert und eine Annäherung an den Berliner Median erreicht.

Handlungsziel: Das Fachcontrolling nimmt eine Bestands- und Fallanalyse vor. Darauf aufbauend werden Maßnahmen und Steuerungsinstrumente entwickelt und den relevanten Akteuren zur Verfügung gestellt. Zudem erstellt das Fachcontrolling einen Abschlussbericht. Die Steuerungsinstrumente werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf weiterentwickelt.

Diese Zielsetzung wurde umgesetzt bzw. wird fortführend umgesetzt.

Für das Jahr 2021 wurden folgende Ziele festgelegt:

1. Implementierung eines vierteljährlichen Berichtswesens zu den Produkten / Hilfen im Bereich Hilfen zur Erziehung mit der Benennung von Auffälligkeiten und Steuerungshinweisen
   Vorlage der Berichte jeweils zum 15.04.2021, 15.07.2021, 15.10.2021 sowie 15.01.2022
2. Identifikation von Steuerungsmöglichkeiten in der Jugendberatung und Gestaltung von Übergängen zu anderen Leistungsträgern
   In den Jugendberatungen der RSD-Regionen sollen die Fälle mit stationärer Unterbringung zur Identifizierung von Steuerungsmöglichkeiten in andere Hilfen überprüft werden bzw. entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden.
   Die Überleitung junger Volljähriger ohne weiteren Jugendhilfebedarf zu anderen Rechtskreisen oder in die Selbstständigkeit soll überprüft und bei Bedarf Maßnahmen eingeleitet werden, damit diese vollzogen werden können.
3. Überprüfung und Identifizierung jüngerer Kinder aus stationären Unterbringungen zur Unterbringung in Pflegefamilien
   Jüngere Kinder in stationärer Unterbringung sollen identifiziert werden und Unterbringungen in Pflegefamilien sollen angestrebt bzw. umgesetzt werden, wenn hierfür im Konkreten die Möglichkeit besteht.

Jeweils zum 15.04.2021, 15.07.2021, 15.10.2021 sowie 15.01.2022 erfolgt ein schriftlicher Bericht mit Ergebnissen zu den Punkten 2 und 3.

Bei der Umsetzung dieser Ziele wird ein Zielgremium je nach Thema und Ziel individuell und themenbezogen einbezogen. Dieses wird in zeitlichem Zusammenhang mit der Vorlage der oben genannten Berichte zusammenkommen. Für die Umsetzung der Ziele treffen sich regelmäßig die dafür verantwortlichen Bereiche.

Weitere perspektivische Zielsetzung ist die Einrichtung eines Einrichtungsmanagements:

Aufgrund der weiter ansteigenden Kosten vor allem im Bereich der stationären Hilfen zur Erziehung und der stationären Eingliederungshilfe ist die Etablierung eines Einrichtungsmanagements sinnvoll und notwendig. Dies dient einerseits zur Wahrung der Qualitätsstandards bei der Unterstützung für die jungen Menschen und Familien und andererseits zur Kostenkontrolle. Mithilfe eines Einrichtungsmanagements können die Angebote der stationären Unterbringung noch zielgerichteter erfolgen und sich durch enge Kooperation, vor allem mit den freien Trägern aus dem Bezirk Pankow, weiterhin am Sozialraum der jungen Menschen und Familien im Bezirk orientieren.

Für die Umsetzung wären vier Vollzeitstellen notwendig.

Zu 1. und 2.:

Wie in der Vorbemerkung dargestellt, sind die in den Ausschüssen vorgelegten Papiere nicht als eigenständige Papiere mit unterschiedlichen Steuerungsideen zu sehen. Sie dienen der Erläuterung der Vorgehensweise bei der Steuerung der Hilfen zur Erziehung. Diese erfolgt aufgrund des im KJHA vorgestellten Steuerungskonzeptes. Dieses Steuerungskonzept beinhaltet unterschiedliche Steuerungsinstrumente, aus denen wiederum bei Bedarf konkrete Handlungsschritte abgeleitet werden.

Ein Schwerpunkt ist die Steuerung durch strukturelle und personelle Veränderungen. Zum 01.07.2018 wurde ein neuer Fachdienst Fachcontrolling / Koordination Hilfen zur Erziehung errichtet, um einerseits das Fachcontrolling weiterzuentwickeln und andererseits die Zusammenarbeit zwischen dem Fachcontrolling und dem RSD zu optimieren sowie die Zusammenarbeit der RSD-Regionen zu verbessern, zu standardisieren und zu bündeln.

Mit dem Projekt 4. RSD-Region im Jugendamt Pankow wurde im Zeitraum von 2018 bis 2020 zudem eine wichtige strukturelle Veränderung in den Regional Sozialpädagogischen Diensten vorgenommen. Im Rahmen eines umfangreichen Beteiligungsprozesses wurde der RSD um insgesamt 18 Vollzeitstellen erweitert, Zuständigkeiten im Zuge der Einführung einer vierten RSD-Region neu verteilt sowie Standards und Verfahren überprüft, neu- und weiterentwickelt. Die Umsetzung dieser Maßnahmen wird fortwährend überprüft. Es erfolgte eine Evaluation dieses Projektes. Alle Maßnahmen führen im Rahmen eines mittelfristigen Veränderungsprozesses dazu, dass die fachliche Arbeit im RSD Pankow verbessert und ebenso mit der Steuerung effektiver wird.

Weitere Steuerungsmaßnahmen sind Regionalbudgetgespräche, Arbeitsanweisungen, Aktenanalysen, Fachgespräche und Fallteams, Interdisziplinäre Fallkonsultation, Zielvereinbarungen, Tiefenprüfungen, Bedarfsfeststellung und Angebotsentwicklung, Qualitätsdialoge, Erarbeitung und Weiterentwicklung von Qualitätsstandards und perspektivisch ein Einrichtungsmanagement.

Rona Tietje
Bezirksstadträtin